DDH organisationen

Repræsentantskabet består af en enkelt repræsentant fra hver af de deltagende kommuner, uanset om kommunen anvender en eller flere af DDHs services. Repræsentantskabet ejer projektet og refererer til kommunaldirektørkredsen. Repræsentantskabets medlemmer sikrer lokal forankring af DDH samt overholdelse af forpligtelser til fællesskabet. Der drejer sig fx om:

• Deltagelse på repræsentantskabsmøderne
• Allokering af medarbejdere til DDH vagtplanen jf. tildelingen i PLANGY
• Justering af mandskabs-dækning ved ændrede behov
• Overholdelse af kvalitetsparametre (KPI’er / Handlingskatalog)
• Deltagelse med agenter til undervisning/kompetenceudvikling, medarbejderdage

Styregruppen har sammen med DDH-sekretariatet ansvaret for afholdelse af repræsentantskabsmøderne. Repræsentantskabet mødes to gange årligt og derudover ekstraordinært efter behov. På forårsmødet godkendes budgettet for det kommende år. På efterårsmødet godkendes det forventede årsregnskab. Der er også på efterårsmødet at styregruppens medlemmer vælges for en periode på 2 år ad gangen. Valget sker i ulige år.

Medlemmer af repræsentantskabet kan til enhver tid bede styregruppen drøfte og behandle et punkt på styregruppemødet. Punkter til styregruppens dagsorden sendes til DDH-sekretariatet senest 14 dage før mødeafholdelse. Se oversigten over DDH medlemskommuner her.

Styregruppen er sammensat af repræsentanter fra op til 13 kommuner. Aarhus Kommune har en fast plads i styregruppen. Der er valg til styregruppen på efterårets repræsentantskabsmøde i ulige år. Medlemmer vælges for en periode på to år. Valg til Styregruppen sker på baggrund af regionernes befolkningsmæssige fordelingstal pr. 1. juli i ulige år. Processen for valg til styregruppen foregår sådan:

1. DDH sekretariatet annoncerer fordelingen, dvs. antal styregruppepladser pr. region, sammen med dagsordenen til efterårets repræsentantskabsmøde i ulige år.
2. På repræsentantskabsmødet samles repræsentanter fra de 5 regioner i hvert deres lokale (eller digitale rum) og her foretages der valg af styregruppemedlemmer, for det antal pladser den enkelte region er berettiget til. Hvis der er flere som ønsker valg i den pågældende region, end der er pladser til, så laves der en liste med 1. suppleant – 2. suppleant osv.
3. Efterfølgende indstilles regionens kandidater i plenum. I det tilfælde en region ikke stiller med nok kandidater, i forhold til det antal pladser regionen er berettiget til, vil overskydende pladser blive fordelt til 1. suppleanter (og evt. 2. suppleanter, hvis der ikke er tilstrækkelig med 1. suppleanter) i den rækkefølge regionen står til at få næste plads jf. fordelingsnøglen.

Styregruppen konstituerer sig selv, herunder med en formand, på førstkommende styregruppe i perioden. Styregruppen mødes omtrent hver halvanden måned. Er man forhindret i at deltage på styregruppemødet, kan kommunen sende en ledelsesrepræsentant med beslutningskompetence som suppleant.

Dagsordener og referater inkl. relevante bilag sendes til repræsentantskabet.

Styregruppen sikrer strategisk udvikling af projektet. Styregruppen sikrer på oplæg fra DDH-sekretariatet løbende opfølgning på budget og mål og milepæle/KPI’er for projektet. Styregruppen kan godkende nødvendige afvigelser fra budgettet, dog således at repræsentantskabet straks orienteres herom. Desuden sikrer styregruppen, at eventuelle projekt- og arbejdsgrupper bemandes på tværs af alle kommuner og med de rette kompetencer.

Styregruppen sikrer desuden, at kommunaldirektørerne (gennem KOMDIR) orienteres og inddrages i den strategiske udvikling af projektet.

DDH-sekretariatet har i forhold til styregruppen ansvaret for, at det godkendte budget følges på både Kontaktcenter og Chatbot. DDH-sekretariatet tilvejebringer de nødvendige oplæg til projekter, arbejdspakker og koordinering m.m. i forhold til DDHs udvikling. DDH-sekretariatet orienterer styregruppen, hvis der er væsentlige ændringer i DDHs drift, udviklingsaktiviteter, tidsplan eller budget.

DDH-sekretariatet overvåger i samarbejde med den lokale driftsledelse i kommunerne driften og sikrer relevant information til medarbejdere på Yammer og selvbetjening.nu, sikrer opfølgning på medarbejdernes kompetencebehov, monitorerer volumen og aktivitet, sikrer ledelsesinformation, arbejder fokuseret med KPI’er og servicemål, samt koordinerer uddannelse, medarbejderdage mv. DDH-sekretariatet sikrer desuden oplæg til budget og regnskab. DDH-sekretariatet sekretariatsbetjener projektets styregruppe.

DDH-sekretariatet sikrer ens kommunikation til alle kommuner og hele repræsentantskabet. DDH-Sekretariatets leder er ansat i Aarhus, og den øvrige bemanding håndteres af styregruppen ud fra det vedtagne budget.

Læs om fordelingen af opgaver ved at klikke herunder:

Projekt- og arbejdsgrupper arbejder for og på vegne af alle DDH-kommuner. De konkrete opgaver inden for områderne formuleres af DDH-sekretariatet. Deltagelse i projekt- og arbejdsgrupper sker for kommunernes egen regning medmindre andet fremgår af budgettet eller en ekstraordinær styregruppe beslutning. Der et derfor helt afgørende at arbejdsgruppedeltagerne har fået en godkendelse af egen nærmeste leder til at indgå i DDH arbejdsgruppen.

Agenterne er selvfølgelig helt centrale i DDH, da de besvarer alle de henvendelser, vi får fra borgerne. Derfor er der også stor fokus på kompetenceudvikling af agenterne. Du kan læse mere om hvilken kompetenceudvikling, der bliver tilbudt til dine agenter i DDH.

Hver kommune skal udpege en primær og en sekundær kontaktperson. Det er kontaktpersonerne, som DDH kontakter, hvis kommunen fx ikke møder ind på vagt. Derfor skal kontaktpersonerne kunne træffes på en mobiltelefon. Kontaktpersoner vil også modtage nyheder fra DDH. Det er kontaktpersonens opgave at reagere i egen kommune på relevante sager fra DDH.

Hver kommune skal udpege en kvalitetskoordinator, som skal arbejde for at sikre bedst mulige arbejdsvilkår for alle DDH medarbejdere. Kvalitetskoordinatorens vigtigste fokuspunkter er:

• At kommunens selvbetjening.nu er opdateret med den rigtige kvalitet – også i relation til Chatbotten.
• At feedback i selvbetjening.nu bliver varetaget
• At selvbetjening.nu kontaktfelterne for omstilling i dybden er opdateret.
• At der er fokus på kommunens IVR i relation til DDH
• At kommunens IVR holdes opdateret i selvbetjening.nu
• At ALLE nye medarbejdere tilmeldes ‘start-kursus’
• At DDH statistikkerne/feedback bruges aktivt i kommunen

Chatbot Ambassadørens kerneopgave består i at være den primære kontakt til DDH Chatbot teamet vedrørende nye funktioner, nyt udviklingspotentiale, kvalitetskontrol osv. Derudover skal Chatbot ambassadøren:

• Samarbejde med den installationsansvarlige i deres kommune om at installere Chatbotten på de relevante undersider, hvor Chatbotten kan besvare spørgsmål. 
• Udbrede kendskabet og brugen af Chatbotten i kommunens afdelinger både i og udenfor Borgerservice
• Holde sig opdateret på Chatbottens nyeste områder og funktioner
• Orientere og forholde sig til kommunens statistik for brugen af Chatbotten
• Dele erfaringer med andre Chatbot Superbrugere fra andre kommuner

Læs mere om Chatbotten

Kommunens installationsansvarlige står for installationen af de nyudgivne scripts samt tilføjelse af kategorier til scriptsene. Det er væsentligt, at den installationsansvarlige følger op på installationen af scripts ved hver ny release.